Porządek w firmowej dokumentacji to podstawa prowadzenia odnoszącego sukcesy biznesu. Jak jednak podejść do tematu organizacji dokumentów? Co jest do tego celu potrzebne? Dowiecie się z poniższego poradnika.
Jak zadbać o dobrą organizację dokumentów w biurze?
Zbliżająca się wielkimi krokami wiosna to czas porządków. Nie chodzi tutaj jednak wyłącznie o gruntowne sprzątanie mieszkania. Gruntowna organizacja powinna również dotyczyć biurowej dokumentacji. Chaos w firmowych dokumentach to bowiem proszenie się o kłopoty w razie jakiejkolwiek Państwowej kontroli. Jak zatem zapanować nad stertą piętrzących się w biurze dokumentów? Otóż trzeba postawić na odpowiednie akcesoria biurowe takie jak pudełka, specjalne opakowania czy segregatory.
Niestety praktycznie każda nasza rodzima firma musi codziennie borykać się z problemem zbyt dużej ilości dokumentów, różnego rodzaju umów, rachunków czy też faktur. Aby móc nad nimi zapanować konieczne będzie wyposażenie się w przeznaczone do tego celu biurowe akcesoria. Jednym z prostszych sposobów jest wykorzystanie tekturowych teczek z zamknięciem na gumkę. W połączeniu z ochronnymi koszulkami na dokumenty stanowią podstawę do walki z chaosem w dokumentach.
W przypadku większych firm takie rozwiązanie może jednak okazać się niewystarczające. Dlatego warto rozważyć zakup specjalnych segregatorów, które pozwolą w wygodny sposób przechowywać razem grupę powiązanych tematycznie dokumentów.
Pudełka i opakowania archiwizacyjne receptą na bałagan w dokumentach
To jednak nie koniec możliwych rozwiązań. Na coraz to większej popularności zyskują bowiem też pudełka, opakowania i kartony archiwizacyjne. Sprawdzają się one znakomicie w przypadku przechowywania dokumentów, które stosunkowo często są nam potrzebne. Oprócz funkcji organizacyjnej tego rodzaju pudełka to po prostu skuteczna ochrona firmowych dokumentów przed takimi czynnikami jak wilgoć i kurz. Dokumenty umieszczone w archiwizacyjnych pudełkach mogą być zatem bez obaw przechowywane nawet w pomieszczeniach gospodarczych. Dzięki dobremu ich opisaniu za pomocą etykiet nigdy nie będziecie mieć też w przyszłości problemu z ustaleniem gdzie znajdują się potrzebne w danej chwili faktury czy też umowy.
Do porządkowania dokumentów w biurze warto wykorzystać też, chociażby gumki recepturki. Korespondencję listową z danego dnia można posegregować, a następnie spiąć gumką recepturką. Pozwoli to zachować porządek i ład w biurze.
Oprócz tego do utrzymania porządku w biurze warto wyposażyć się w kolorowe markery do opisywania pudełek z dokumentami, biurowe spinacze czy też karteczki samoprzylepne.
Wykorzystanie wspomnianych akcesoriów i pudełek archiwizacyjnych da wam pewność, że firmowe dokumenty będą zawsze odpowiednio zorganizowane i w razie potrzeby uzyskacie do nich dostęp bez większego problemu. Czyste biuro gdzie wszystkie dokumenty są uporządkowane to po prostu przyjemniejsza praca każdego dnia.
O, ciekawy artykuł, bardzo dziękuję za podpowiedzi, szczególnie, że jestem księgową. Myślę, że bardzo przyda mi się to w pracy 🙂 Pozdrawiam serdecznie 🙂